もらった名刺をうまく管理するための方法
会社で働く皆さんは日々たくさんの名刺をもらうと思います。名刺が多すぎてどの人がどの名刺かわからなくなったり、名刺を無くしてしまったりすることはありませんか？
今回はそんな人のために簡単に名刺を管理する方法を紹介していきます。
名刺はしっかり管理することでスムーズに会話をすることができたり、仕事の効率が上がったりします。
また名刺管理をすれば余計なストレスを感じることなく仕事に専念することができるので、名刺の整理の仕方をしっかりと身につけてください。
名刺にメモを書き込む
名刺をもらったけど、誰の名刺だかわからなくなることがあると思います。名刺を交換した人に後日会った時にその人のことがわからなかったら、少し失礼ですよね。
それを防ぐために名刺をもらったらすぐに、メモを書き込みましょう。
書き込む内容は
- 会った日付（例：2017.5.12）
- 会った場所（例：新宿）
- 仕事の要件（例：自社商品の営業）
この3つの情報は必ず書き込みましょう。こうすることでその名刺が誰なのかを思い出すきっかけにすることができます。また他にもその人と話した会話などをメモしておくことで、後日その人に会った時に会話をするきっかけを作ることできます。名刺には余白があると思うので、余白の部分にしっかりと情報をメモしておきましょう。
溜まった名刺はどうやって管理する？
名刺をもらいすぎてデスクに大量の名刺が置いてある人も多いと思います。名刺に使われている用紙の種類によっては紙厚がありすぎてファイルしにくかったりすることもしますね。そんな時にも簡単にそしてわかりやすく名刺を管理する方法を紹介していきます。
名刺ホルダーやファイルを使用する
名刺ホルダーを使えば綺麗に名刺を整理することができます。名刺ホルダーを使用することで名刺の種類（メーカー別、業種別など）で名刺を分類するわけことができるので、探している名刺をすぐに見つけることができます。また他にも50音順に整理するなど名刺ホルダーの分類の仕方は色々あると思うので、自分が一番効率的だと思う分類の仕方を選びましょう。
名刺をデジタル化する
名刺をデジタル化して管理をすることはかなりのメリットがあります。
- 名刺を紛失する心配がない
- 整理が楽にできる
- 名刺がかさばることがない
- 携帯やパソコンからいつでも確認することができる
上記のようなメリットがあるので、デジタル化して管理するのはかなりオススメです。
機器などを使ってデータ化するのが少し手間なのがデメリットです。しかし、最近では簡単にデジタル化ができるようなツールもあります。
またスマートフォンのカメラで名刺を撮影するだけで、データ化できるようなアプリもあるのでとても簡単に名刺を管理できます。
電子機器などに少し疎い人は最初は大変かもしれませんが、ぜひデジタル化にチャレンジしてみてください。
まとめ
名刺管理の方法を紹介していきましたが、いかがだったでしょうか。
名刺ホルダーなどできれいに管理することも可能ですが、デジタル化してしまえばより簡単にスマートに名刺を管理することができます。
名刺をスキャンしたりするのはツール使い慣れていない状態だと辛いかもしれませんが、慣れれば簡単です。
ぜひ皆さんもデジタル化して名刺を管理することに挑戦してみましょう。
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