名刺を紙のまま管理している時代は次第に終わっていき、現在は名刺のデジタル化が進んでいます。紙の名刺をそのまま使っている人は今でも確かに多いですが、今後はデジタル化がさらに加速していきます。
今回はそんな名刺のデジタル化がなぜこんなに進んでいるのかやデジタル化のメリットなどを紹介していきたいと思います。
ぜひ名刺デジタル化のメリットを知って、デジタル化を進めましょう。
紙に比べてかさばらない
まずデジタル化をする最大のメリットはかさばらないということです。名刺は営業などの役職だと1日に何枚ももらうことがあると思います。そんな毎日を繰り返しているとかなりの枚数の名刺がたまってしまいます。名刺が大量にたまってしまうとデスクも汚くなりますし、仕事の効率が落ちてしまいます。また持ち歩く場合は重たいのでとても不便です。
名刺をデジタル化することによってスマートフォンやパソコンを持っていれば名刺を確認することができます。またスキャンが終わった後は名刺を捨てることができるので、デスクが汚くなることもありません。
管理がしやすい
また紙に比べて管理がしやすくなります。紙の名刺だと量があれば探すのが大変です。フォルダーで50音順などに分けたとしても、結構探すのは大変だと思います。しかしデジタル化をすることによって、検索機能を使うことができます。カテゴリやタグなども簡単に付けることができるので、管理も簡単です。
名刺管理サービスによっては名刺データの中からカテゴリを選んで一斉にメールを送ることができたり、情報が自動で更新されたりするサービスもあります。
クラウドにデータを保存すれば社内で共有するのも可能なので、引き継ぎなども簡単に行うことができます。
社内で人脈を可視化することができる
先ほども言いましたが、クラウドで名刺のデータを管理することによってデータの共有が可能となります。そうすることで何か面識のない人と話したい時に社内の他の人が名刺交換などをしていれば知ることができます。新規の顧客にアプローチする時などに社内に面識を持っている人がいるかどうかを簡単に知ることができます。
社内で情報交換を簡単にすることができるのは仕事をする上で大切なことであり、名刺の他にもデータなどをクラウド上で管理することは進んでいます。クラウド上で管理することによって誰でもいつでも情報を管理することができるので、仕事の効率も非常に上がります。
どこでも名刺を確認できる
データ化することによってパソコンやスマートフォンなどから名刺をいつでも確認することができます。紙の名刺で管理している場合は名刺を確認したい場合はデスクなどに入っている名刺を確認しなければいけないので、とても時間の短縮となります。
また相手も名刺をデジタル化している場合はデータで名刺を交換することができるので、名刺を持ち歩く必要もありません。
まとめ
今回はデジタル化のメリットについて説明していきましたがいかがだったでしょうか？
この他にもデジタル化をすることで様々なメリットがありますので、ぜひデジタル化して名刺を管理してみてください。
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